Das Finanzgesetz 2026 hat die Karten in einem Punkt neu gemischt, den viele Händler noch nicht integriert haben: die individuelle Verlegerbescheinigung wird wieder eingeführt. Konkret bedeutet das, dass die NF525-Zertifizierung nicht mehr der einzige Weg zur Konformität ist. Die Steuerbehörde hält an der Verpflichtung fest, die vier ISCA-Anforderungen (Unveränderlichkeit, Sicherung, Aufbewahrung, Archivierung) zu erfüllen, akzeptiert jedoch nun zwei Nachweise auf gleicher Ebene, ohne Hierarchie: das Zertifikat, das von einer akkreditierten Stelle ausgestellt wird, oder die individuelle Bescheinigung des Softwareverlegers.
Verlegerbescheinigung oder NF525-Zertifikat: technische Auswirkungen für den Händler
Die am 21. Februar 2026 wieder eingeführte individuelle Bescheinigung muss dem Modell BOI-LETTRE-000242 folgen. Sie identifiziert die Software genau (Name, Version, Lizenznummer), verweist ausdrücklich auf die vier ISCA-Anforderungen und trägt das Datum sowie die Unterschrift des Verlegers. Ein Händler, der dieses Dokument besitzt, ist regelkonform, ebenso wie ein Kollege, der mit einer vom LNE oder INFOCERT zertifizierten NF525-Software ausgestattet ist.
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Die Nuance liegt woanders. Im Falle einer Steuerprüfung überträgt die Verlegerbescheinigung die technische Verantwortung auf den Softwareanbieter. Wenn die Behörde eine Lücke in den ISCA-Bedingungen feststellt, muss der Verleger die Konformität seiner Lösung rechtfertigen. Wir empfehlen daher, die rechtliche und technische Solidität des Verlegers zu überprüfen, bevor man sich mit einer Bescheinigung zufrieden gibt: Ein finanziell instabiler oder wenig reaktionsschneller Verleger bei regulatorischen Updates stellt ein direktes Risiko für den Händler dar.
Um die Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Kassenpflicht im Jahr 2026 für Händler zu verstehen, muss man zwischen dem, was zur Softwarekonformität gehört, und dem, was zur Hardwarekonformität gehört, unterscheiden, zwei Bereiche, die von der Behörde getrennt behandelt werden.
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Kartenzahlungen außerhalb der Kasse: das Warnsignal bei Steuerprüfungen
Die elektronischen Zahlungsterminals (TPE) unterliegen nicht der NF525-Zertifizierung. Diese Ausnahme schafft einen blinden Fleck, den die Behörde nun aktiv bei Buchprüfungen ausnutzt.
Der Mechanismus ist einfach. Der Prüfer vergleicht das Journal der TPE-Transaktionen (bereitgestellt von der Bank oder dem Zahlungsdienstleister) mit den in der Kasse erfassten Belegen. Jede Kartenzahlung, die nicht in der Kasse erfasst wird, stellt ein erhebliches Warnsignal dar. Anwaltskanzleien, die auf Steuerrecht spezialisiert sind, bestätigen, dass die Behörde die Zahlungsdienstleistungsverträge anfordern und diese Ströme abgleichen kann, um Einnahmeausfälle zu erkennen.
Das Risiko betrifft insbesondere Geschäfte, die ein autonomes TPE verwenden, das nicht mit der Kassen-Software verbunden ist. Diese “außerhalb der Kette” konfigurierte Lösung ist vollkommen legal, erfordert jedoch eine absolute Genauigkeit bei der manuellen Eingabe der Transaktionen. In der Praxis beobachten wir, dass diese Art der Einrichtung wiederkehrende Abweichungen erzeugt, selbst unbeabsichtigt.
- Überprüfen, dass jede Kartentransaktion aus dem Zahlungsbericht einer Zeile im Kassenjournal entspricht
- Die TPE-Verträge und monatlichen Berichte während der steuerlichen Verjährungsfrist aufbewahren
- Eine direkte Verbindung zwischen dem TPE und der Kassen-Software bevorzugen, um das Risiko von Abweichungen zu beseitigen
All-in-One-Software und tatsächlicher Zertifizierungsbereich
Nur der Kassenbereich eines ERP muss zertifiziert oder bescheinigt werden. Eine Handelsverwaltungssoftware, die Buchhaltung, Lager und Kasse integriert, benötigt keine globale Zertifizierung. Die Verpflichtung bezieht sich ausschließlich auf das Modul, das die Zahlungen von Privatkunden erfasst.
Diese Unterscheidung hat direkte praktische Konsequenzen. Ein Händler, der ein ERP verwendet, dessen Kassenmodul über eine konforme Verlegerbescheinigung verfügt, ist regelkonform, auch wenn die anderen Module der Software nicht zertifiziert sind. Wenn jedoch das Kassenmodul vom Rest der Lösung (Drittanbieter-Plugin, maßgeschneiderte Entwicklung) getrennt ist, muss genau dieses spezifische Modul eine Bescheinigung oder ein Zertifikat erhalten.
Wir empfehlen, den Verleger um ein Dokument zu bitten, das den abgedeckten Bereich der Bescheinigung genau identifiziert. Eine vage Bescheinigung, die den Handelsnamen der Software erwähnt, ohne die Version des Kassenmoduls zu detaillieren, schützt nicht im Falle einer Prüfung.
Elektronische Rechnungsstellung und zertifizierte Kasse: zwei separate Verpflichtungen, die synchronisiert werden müssen
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung tritt am 1. September 2026 in die operative Phase, mit der Verpflichtung zur Annahme für alle Unternehmen. Die obligatorische Ausstellung folgt einem versetzten Zeitplan. Diese beiden Projekte, die Zertifizierung der Kassen-Software und die elektronische Rechnungsstellung, sind rechtlich getrennt, aber technisch miteinander verbunden.
Eine Kassen-Software, die den ISCA-Anforderungen entspricht, erzeugt nicht automatisch Rechnungen im erforderlichen Format (Factur-X, UBL oder CII). Der Händler, der an Fachleute verkauft, muss sicherstellen, dass sein System Rechnungen über eine Partner-Digitalisierungsplattform (PDP) oder das öffentliche Rechnungsportal ausstellen oder empfangen kann.
- Die ISCA-Konformität betrifft die Verkäufe an Privatkunden, die in der Kasse erfasst werden
- Die elektronische Rechnungsstellung betrifft B2B-Transaktionen mit standardisierten Formaten
- Eine Software kann für die Kasse NF525-zertifiziert sein, ohne die elektronische Rechnungsstellung zu verwalten, und umgekehrt
- Die Wahl einer PDP, die mit der Kassen-Software kompatibel ist, im Voraus zu treffen, vermeidet doppelte Investitionen
Der Zeitplan verlangt, beide Themen parallel zu behandeln, nicht nacheinander. Ein Händler, der die Frage der elektronischen Rechnungsstellung auf 2027 verschiebt, könnte gezwungen sein, die Lösung zu wechseln, während er gerade die Konformität für die Kasse hergestellt hat.
Strafen und Kontrolle: was die Geldbuße von 7.500 Euro tatsächlich abdeckt
Die im Allgemeinen Steuerrecht vorgesehene Geldbuße gilt pro nicht konformer Software oder Kassensystem, nicht pro Einrichtung oder Unternehmen. Ein Händler, der drei Verkaufsstellen mit drei nicht konformen Kassen betreibt, sieht sich drei getrennten Geldbußen ausgesetzt.
Über die finanzielle Strafe hinaus schwächt das Fehlen von Konformität alle Umsatzsteuererklärungen. Die Behörde kann die Abzugsfähigkeit in Frage stellen und eine Umsatzrekonstruktion auf der Grundlage der Zahlungs- und Bankströme vornehmen. Die Kosten für eine Nachprüfung übersteigen bei weitem die Kosten für die Herstellung der Konformität.
Das Thema der Registrierkasse im Jahr 2026 beschränkt sich nicht darauf, ein Konformitätsdokument zu erhalten. Es geht darum, die gesamte Kette zu sichern, vom Zahlungsterminal über die Kassen-Software bis hin zur Archivierung und elektronischen Rechnungsstellung. Händler, die diese Verpflichtungen als separate Projekte behandeln, vervielfachen die Risiken von Inkonsistenzen, genau die Art von Lücke, die die Behörde bei einer Prüfung sucht.