De begrotingswet 2026 heeft de kaarten opnieuw geschud op een punt dat veel handelaren nog niet hebben geïntegreerd: de individuele uitgeversverklaring is hersteld. Concreet is de certificering NF525 niet meer de enige weg naar conformiteit. De belastingdienst handhaaft de verplichting om de vier ISCA-eisen (onveranderlijkheid, beveiliging, bewaring, archivering) na te leven, maar accepteert nu twee bewijzen op gelijke voet, zonder hiërarchie: het certificaat afgegeven door een geaccrediteerde organisatie of de individuele verklaring van de software-uitgever.
Uitgeversverklaring of certificaat NF525: technische implicaties voor de handelaar
De op 21 februari 2026 herstelde individuele verklaring moet het model BOI-LETTRE-000242 volgen. Het identificeert precies de software (naam, versie, licentienummer), verwijst expliciet naar de vier ISCA-eisen en bevat de datum en handtekening van de uitgever. Een handelaar die dit document heeft, is in orde, net als een collega die is uitgerust met software die is gecertificeerd NF525 door het LNE of INFOCERT.
Lees ook : Alles wat je moet weten over de nieuwigheden van de LSU in Versailles in 2026 en zijn evoluties
De nuance ligt elders. In geval van een belastingcontrole legt de uitgeversverklaring de technische verantwoordelijkheid bij de softwareleverancier. Als de administratie een tekortkoming in de ISCA-voorwaarden constateert, is het de uitgever die de conformiteit van zijn oplossing moet rechtvaardigen. We raden daarom aan om de juridische en technische soliditeit van de uitgever te controleren voordat men zich tevredenstelt met een verklaring: een financieel kwetsbare of weinig reagerende uitgever op regelgeving-updates vormt een direct risico voor de handelaar.
Om de verplichtingen met betrekking tot de verplichte kassa in 2026 voor handelaren te begrijpen, moet men onderscheiden wat betrekking heeft op softwareconformiteit en wat betrekking heeft op materiële conformiteit, twee gebieden die de administratie afzonderlijk behandelt.
Zie ook : Alles wat je moet weten over verplichte motoruitrusting in Spanje: wat de wet zegt
Betalingen met kaart buiten de kassa: het waarschuwingssignaal bij belastingcontrole
De elektronische betaalterminals (TPE) zijn niet onderworpen aan de certificering NF525. Deze vrijstelling creëert een blinde vlek die de administratie nu actief benut tijdens boekhoudcontroles.
Het mechanisme is eenvoudig. De inspecteur vergelijkt het TPE-transactiedagboek (geleverd door de bank of de betalingsdienstverlener) met de bonnen die in de kassasoftware zijn geregistreerd. Elke betaling met kaart die niet in de kassa is geregistreerd, vormt een belangrijk waarschuwingssignaal. Advocatenkantoren die gespecialiseerd zijn in belastingrecht bevestigen dat de administratie de betalingscontracten kan eisen en deze stromen kan vergelijken om omissies in de inkomsten te detecteren.
Het risico betreft vooral de winkels die een autonome TPE gebruiken, die niet is aangesloten op de kassasoftware. Deze “buiten keten” configuratie is volkomen legaal, maar vereist absolute nauwkeurigheid bij de handmatige invoer van transacties. In de praktijk zien we dat dit type opzet terugkerende afwijkingen genereert, zelfs onopzettelijk.
- Controleren of elke kaarttransactie van het betalingsoverzicht overeenkomt met een regel in het kassadagboek
- De TPE-contracten en maandelijkse overzichten bewaren gedurende de fiscale verjaringstermijn
- Bij voorkeur een directe verbinding tussen de TPE en de kassasoftware om het risico van afwijkingen te elimineren
All-in-one software en werkelijke certificeringsomvang
Alleen de kassamodule van een ERP moet gecertificeerd of geattesteerd zijn. Een commercieel beheersoftware die boekhouding, voorraad en kassa integreert, heeft geen globale certificering nodig. De verplichting geldt uitsluitend voor de module die de betalingen van particuliere klanten registreert.
Deze onderscheid heeft directe praktische gevolgen. Een handelaar die een ERP gebruikt waarvan de kassamodule een conforme uitgeversverklaring heeft, is in orde, zelfs als de andere modules van de software niet gecertificeerd zijn. Als de kassamodule echter is gescheiden van de rest van de oplossing (derde partij plugin, maatwerkontwikkeling), moet juist deze specifieke module een verklaring of certificaat hebben.
We raden aan de uitgever om een document te vragen dat precies de omvang dekt die door de verklaring wordt gedekt. Een vage verklaring, die de handelsnaam van de software vermeldt zonder de versie van de kassamodule te specificeren, beschermt niet in geval van controle.
Elektronische facturatie en gecertificeerde kassa: twee afzonderlijke verplichtingen die gesynchroniseerd moeten worden
De hervorming van de elektronische facturatie gaat operationeel van start op 1 september 2026, met de verplichting van ontvangst voor alle bedrijven. De verplichte uitgifte volgt een verschoven tijdschema. Deze twee projecten, certificering van de kassasoftware en elektronische facturatie, zijn juridisch gescheiden maar technisch met elkaar verbonden.
Een kassasoftware die voldoet aan de ISCA-eisen genereert niet automatisch facturen in het vereiste formaat (Factur-X, UBL of CII). De handelaar die aan professionals verkoopt, moet ervoor zorgen dat zijn systeem facturen kan uitgeven of ontvangen via een partner digitaliseringsplatform (PDP) of het openbare factureringsportaal.
- De ISCA-conformiteit dekt de verkopen aan particulieren die in de kassa zijn geregistreerd
- De elektronische facturatie betreft B2B-transacties, met genormeerde formats
- Een software kan gecertificeerd zijn NF525 voor de kassa zonder de elektronische facturatie te beheren, en vice versa
- Het anticiperen op de keuze van een PDP die compatibel is met de kassasoftware voorkomt dubbele investeringen
De tijdlijn vereist dat beide onderwerpen parallel worden behandeld, niet één na de ander. Een handelaar die de kwestie van de elektronische facturatie naar 2027 uitstelt, loopt het risico zijn oplossing te moeten veranderen terwijl hij net in overeenstemming is gebracht met de kassa.
Sancties en controle: wat de boete van 7.500 euro werkelijk dekt
De boete die is voorzien door de Algemene Belastingwetgeving geldt per software of kassasysteem dat niet conform is, niet per vestiging of per bedrijf. Een handelaar die drie verkooppunten exploiteert met drie niet-conforme kassa’s, loopt het risico op drie afzonderlijke boetes.
Naast de financiële sanctie verzwakt het ontbreken van conformiteit alle btw-aangiften. De administratie kan de aftrekbaarheid in twijfel trekken en een reconstructie van de omzet uitvoeren op basis van de monetaire en bancaire stromen. De kosten van een herziening overschrijden ruimschoots die van de conformiteit.
Het onderwerp van de kassa in 2026 beperkt zich niet tot het verkrijgen van een conformiteitsdocument. Het gaat erom de volledige keten te beveiligen, van de betaalterminal tot de kassasoftware, inclusief archivering en elektronische facturatie. Handelaren die deze verplichtingen als afzonderlijke projecten behandelen, vergroten de risico’s van inconsistentie, precies het soort tekortkoming dat de administratie zoekt tijdens een controle.