Am ersten Tag in einem ADMR-Verein erhalten Sie eine Benutzer-ID und ein Passwort, um auf Philia zuzugreifen. Hinter diesem Namen verbirgt sich das digitale Portal, das Zeitpläne, Leistungsblätter und den Austausch zwischen den Mitarbeitern zentralisiert. Für viele neue Mitarbeiter erzeugt die Einarbeitung unnötigen Stress, während einige Orientierungspunkte ausreichen, um bereits in der ersten Woche mit dem Tool zu navigieren.
Zugriffsrechte Philia ADMR: Was Ihren Alltag bestimmt
Bevor Sie die Menüs erkunden, verstehen Sie einen grundlegenden Punkt: Jedes Profil hat eingeschränkte Zugriffsrechte. Ein Hausbesucher sieht nicht dieselben Bildschirme wie ein Bereichsleiter. Sie haben nur Zugriff auf die Akten der Leistungsberechtigten in Ihrem geografischen Bereich.
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Diese Einschränkung ist kein Fehler. Sie folgt einer Logik der Vertraulichkeit: Die Sichtbarkeit auf die Akten zu beschränken, die Sie betreffen, schützt die persönlichen Daten der begleiteten Personen. Wenn Sie den Bereich wechseln, passt Ihr Vorgesetzter Ihre Rechte in Philia an. Allerdings wird am Tag Ihres Ausscheidens Ihr Zugang sofort gesperrt.
Konkret, wenn Sie einen Leistungsberechtigten nicht in Ihrer Liste sehen, überprüfen Sie zuerst, ob diese Akte tatsächlich zu Ihrem Bereich gehört. Ein kurzer Anruf beim Verein klärt die Situation, ohne dass Sie etwas im Tool manipulieren müssen.
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Dieses Tutorial für die Software Philia ADMR beschreibt die Schritte zur ersten Anmeldung und häufige Fehler bei den Identifikationen, eine nützliche Ergänzung, falls Sie bereits beim Startbildschirm blockieren.
Philia-Nachrichtendienst und Ende der SMS: Warum diese Änderung
Hatten Sie es gewohnt, eine SMS an Ihren Kollegen zu senden, um eine Verspätung zu melden oder eine Anweisung zu einem Leistungsberechtigten weiterzugeben? Diese Praxis ist nun für alle sensiblen Informationen abzulehnen. Die Kommunikation über die Leistungsberechtigten muss zwingend über den internen Nachrichtendienst von Philia erfolgen.
Der Grund ist regulatorisch. SMS und WhatsApp-Nachrichten garantieren weder die Nachverfolgbarkeit noch den Schutz der persönlichen Daten im Sinne der DSGVO. Eine Nachricht, die über Philia gesendet wird, ist hingegen zeitgestempelt, archiviert und im Falle eines Streits oder einer Kontrolle einsehbar.
Was Sie noch per SMS tun können
Unterhaltungen, die nicht die Leistungsberechtigten betreffen, bleiben frei. Eine Verspätung anzukündigen, ohne einen Namen zu nennen, eine Fahrgemeinschaft unter Kollegen zu organisieren oder eine allgemeine administrative Anfrage zu stellen, ist kein Problem. Die Regel lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Sobald ein Name eines Leistungsberechtigten auftaucht, verwenden Sie Philia.
Der Nachrichtendienst von Philia funktioniert auch wie ein gemeinsames Protokoll. Wenn Sie eine Änderung des Gesundheitszustands oder eine Abwesenheit des Leistungsberechtigten melden, ist die Information ohne Verzögerung für den Bereichsleiter sichtbar. Es ist nicht mehr nötig, am nächsten Tag anzurufen, um zu überprüfen, ob die Nachricht übermittelt wurde.
Zeitstempel und Nachverfolgbarkeit der Stunden in Philia
Der Philia-Zeitplan dient nicht nur dazu, zu wissen, wo man hingehen muss. Er zeichnet auch Ihre Einsätze auf und in vielen Verbänden die Fahrzeiten zwischen zwei Wohnsitzen sowie die Kilometerkosten.
Jeder Einsatz erzeugt einen zeitgestempelten Nachweis, der sowohl von Ihnen als auch von Ihrem Verein eingesehen werden kann. Diese doppelte Sichtbarkeit schützt beide Parteien. Im Falle von Uneinigkeiten über die angegebenen Stunden dient der Philia-Nachweis als Referenz.
Überprüfen Sie Ihre Stunden jede Woche
Gewöhnen Sie sich daran, Ihre wöchentliche Zusammenfassung in Philia zu überprüfen. Ein Fehler bei der Zeiterfassung lässt sich in den folgenden Tagen leicht korrigieren. Nach Abschluss der Gehaltsabrechnung wird die Korrektur aufwendiger und langsamer. Hier sind die Punkte, die Sie systematisch überprüfen sollten:
- Die Anfangs- und Endzeiten jedes Einsatzes entsprechen dem, was Sie tatsächlich durchgeführt haben
- Die Fahrzeiten zwischen zwei Leistungsberechtigten werden korrekt erfasst, nicht nur die Einsätze selbst
- Die kurzfristig abgesagten Einsätze erscheinen mit dem richtigen Grund (Absage durch den Leistungsberechtigten, Vertretung usw.)
Wenn eine Abweichung auftritt, melden Sie dies Ihrem Vorgesetzten über den Philia-Nachrichtendienst, nicht per SMS. Die Meldung wird so nachverfolgt und datiert.
ADMR-Zeitplan in Echtzeit: Sich an häufige Aktualisierungen anpassen
Der Papierzeitplan, der am Montag für die gesamte Woche angezeigt wird, existiert nicht mehr wirklich. Philia funktioniert nach einem Modell der laufenden Aktualisierung. Eine kurzfristige Vertretung, ein Krankenhausaufenthalt, ein neuer Leistungsberechtigter: Änderungen kommen manchmal am selben Morgen.
Für die Mitarbeiter, die an einen festen Rahmen gewöhnt sind, erfordert dieses Vorgehen eine kleine Anpassung. Die gute Praxis besteht darin, Ihren Philia-Zeitplan am Vorabend und ein zweites Mal am Morgen vor dem Aufbruch zu überprüfen. Zwei Konsultationen pro Tag reichen aus, um nicht überrascht zu werden.
Wenn sich der Zeitplan im Laufe des Tages ändert
Sie sind im Einsatz und eine Philia-Benachrichtigung zeigt eine Änderung in Ihrem nächsten Zeitfenster an. Beenden Sie zuerst den laufenden Einsatz. Überprüfen Sie die Änderung, sobald Sie das Zuhause verlassen haben. Die Plattform zeigt den neuen Leistungsberechtigten, die Adresse und die spezifischen Anweisungen an.
Wenn die Änderung Ihnen inkohärent erscheint (zwei sich überschneidende Einsätze, unrealistische Fahrten), kontaktieren Sie direkt Ihren Bereichsleiter. Ändern Sie niemals selbst Ihren Zeitplan in Philia: Nur autorisierte Profile können dies tun, und eine nicht genehmigte Änderung führt zu inkohärenten Folgen für die anderen Mitarbeiter.
Gute Praktiken für die ersten Wochen mit Philia
Das Tool lässt sich schnell erlernen, solange Sie nicht versuchen, alles auf einmal zu erkunden. Konzentrieren Sie sich zunächst auf drei Bildschirme:
- Den wöchentlichen Zeitplan, um Ihre Einsätze und Fahrten zu visualisieren
- Das Leistungsblatt, das die Bedürfnisse, Gewohnheiten und Anweisungen jeder begleiteten Person zusammenfasst
- Den Nachrichtendienst, für alle Kommunikationen im Zusammenhang mit den Leistungsberechtigten und den Änderungen im Zeitplan
Der Rest (administrative Nachverfolgung, HR-Dokumente, Urlaubsanträge) wird nach einigen Wochen von selbst kommen. Es ist besser, diese drei Funktionen zu beherrschen, als alle Menüs nur oberflächlich zu überfliegen.
Ein letzter Punkt, der oft übersehen wird: Ihr Passwort muss streng persönlich bleiben. Teilen Sie es nicht mit einem Kollegen, auch nicht zur Unterstützung. Jede Aktion in Philia ist mit Ihrer Benutzer-ID verknüpft. Eine Zeiterfassung oder eine Nachricht, die von Ihrem Konto gesendet wird, bindet Sie, unabhängig davon, wer die Aktion tatsächlich durchgeführt hat.