Op uw eerste dag bij een ADMR-vereniging ontvangt u een identificatie en een wachtwoord om toegang te krijgen tot Philia. Achter deze naam schuilt het digitale portaal dat planningen, dossiers van cliënten en uitwisselingen tussen medewerkers centraliseert. Voor veel nieuwe medewerkers kan het wennen aan het systeem onnodige stress met zich meebrengen, terwijl enkele richtlijnen voldoende zijn om vanaf de eerste week door het hulpmiddel te navigeren.
Toegangsrechten Philia ADMR: wat uw dagelijks leven bepaalt
Voordat u de menu’s verkent, begrijpt u een fundamenteel punt: elk profiel heeft beperkte toegangsrechten. Een thuiszorgmedewerker ziet niet dezelfde schermen als een sectorverantwoordelijke. U heeft alleen toegang tot de dossiers van cliënten binnen uw geografische gebied.
Aanrader : De ultieme gids voor anders reizen en onvergetelijke avonturen beleven
Deze beperking is geen bug. Het is een kwestie van vertrouwelijkheid: de zichtbaarheid beperken tot alleen de dossiers die u aangaan, beschermt de persoonlijke gegevens van de begeleide personen. Als u van sector verandert, past uw verantwoordelijke uw rechten in Philia aan. Echter, op de dag van uw vertrek wordt uw toegang onmiddellijk afgesloten.
Concreet, als u een cliënt niet in uw lijst ziet, controleer dan eerst of dit dossier inderdaad onder uw sector valt. Een snel telefoontje naar de vereniging verduidelijkt de situatie zonder dat u iets in het hulpmiddel hoeft te manipuleren.
Lees ook : Hoe u verbinding maakt met Chronos CHU Toulouse: praktische gids voor medewerkers
Deze handleiding voor de software Philia ADMR beschrijft de stappen voor de eerste verbinding en de veelvoorkomende fouten met identificaties, een nuttige aanvulling als u vastloopt bij het startscherm.
Philia-messaging en het einde van SMS: waarom deze verandering
Was u gewend om een SMS naar uw collega te sturen om een vertraging te melden of een instructie over een cliënt door te geven? Deze praktijk is nu verboden voor alle gevoelige informatie. De uitwisselingen met betrekking tot cliënten moeten verplicht via de interne messaging van Philia verlopen.
De reden is wettelijk. SMS-berichten en WhatsApp-berichten garanderen noch de traceerbaarheid, noch de bescherming van persoonlijke gegevens in de zin van de AVG. Een bericht dat via Philia wordt verzonden, is echter tijdgestempeld, gearchiveerd en kan worden geraadpleegd in geval van een geschil of controle.
Wat u nog per SMS kunt doen
Gesprekken die niet over cliënten gaan, blijven vrij. Een vertraging melden zonder een naam te noemen, carpoolen tussen collega’s organiseren of een algemene administratieve vraag stellen is geen probleem. De regel is in één zin samen te vatten: zodra een naam van een cliënt verschijnt, gebruik Philia.
De messaging van Philia functioneert ook als een gedeeld logboek. Wanneer u een wijziging in de gezondheidstoestand of een afwezigheid van de cliënt meldt, is de informatie onmiddellijk zichtbaar voor de sectorverantwoordelijke. U hoeft de volgende dag niet meer te bellen om te controleren of het bericht is doorgegeven.
Tijdstempeling en traceerbaarheid van uren op Philia
De planning van Philia dient niet alleen om te weten waar u naartoe moet. Het registreert ook uw interventie-uren en, in veel federaties, de reistijden tussen twee woningen en de kilometervergoeding.
Elke interventie genereert een tijdstempel, die zowel door u als door uw vereniging kan worden geraadpleegd. Deze dubbele zichtbaarheid beschermt beide partijen. In geval van onenigheid over de opgegeven uren, is de Philia-registratie leidend.
Controleer uw uren elke week
Maak er een gewoonte van om uw wekelijkse samenvatting in Philia te raadplegen. Een fout in de registratie kan gemakkelijk worden gecorrigeerd in de dagen daarna. Na de sluiting van de salarisadministratie wordt de correctie zwaarder en langzamer. Hier zijn de punten die u systematisch moet controleren:
- De begin- en eindtijden van elke interventie komen overeen met wat u daadwerkelijk heeft uitgevoerd
- De reistijden tussen twee cliënten worden goed geregistreerd, niet alleen de interventies zelf
- De op het laatste moment geannuleerde interventies verschijnen met de juiste reden (annulering door de cliënt, vervanging, enz.)
Als er een afwijking verschijnt, meld dit dan aan uw verantwoordelijke via de Philia-messaging, niet per SMS. De melding wordt zo getraceerd en gedateerd.
ADMR-planning in real-time: zich aanpassen aan frequente updates
De papieren planning die op maandag voor de hele week wordt weergegeven, bestaat niet echt meer. Philia werkt volgens een continu update-model. Een last-minute vervanging, een ziekenhuisopname, een nieuwe cliënt: wijzigingen komen soms dezelfde ochtend binnen.
Voor medewerkers die gewend zijn aan een vaste structuur, vereist deze werkwijze een kleine aanpassing. De beste praktijk is om uw Philia-planning de avond ervoor en nogmaals ‘s ochtends voor vertrek te controleren. Twee keer per dag raadplegen is voldoende om niet voor verrassingen te komen staan.
Wanneer de planning gedurende de dag verandert
U bent bezig met een interventie en een melding van Philia geeft een wijziging aan voor uw volgende tijdslot. Eindig eerst de huidige interventie. Raadpleeg de wijziging zodra u de woning verlaat. Het platform toont de nieuwe cliënt, het adres en de specifieke instructies.
Als de wijziging u onlogisch lijkt (twee overlappende interventies, onrealistische reistijd), neem dan direct contact op met uw sectorverantwoordelijke. Wijzig uw planning nooit zelf in Philia: alleen geautoriseerde profielen kunnen dit doen, en een niet-goedgekeurde wijziging creëert kettingreacties van inconsistenties voor andere medewerkers.
Goede praktijken voor de eerste weken op Philia
Het hulpmiddel is snel te beheersen, mits u niet alles in één keer probeert te verkennen. Richt u eerst op drie schermen:
- De wekelijkse planning, om uw interventies en uw reizen te visualiseren
- Het cliëntendossier, dat de behoeften, gewoonten en instructies van elke begeleide persoon samenvat
- De messaging, voor alle uitwisselingen met betrekking tot cliënten en wijzigingen in de planning
De rest (administratieve opvolging, HR-documenten, verlofaanvragen) komt vanzelf na enkele weken. Het is beter om deze drie functies goed te beheersen dan om het hele menu oppervlakkig te doorlopen.
Een laatste vaak verwaarloosd punt: uw wachtwoord moet strikt persoonlijk blijven. Deel het niet met een collega, zelfs niet om te helpen. Elke actie in Philia is gekoppeld aan uw identificatie. Een registratie of een bericht dat vanuit uw account wordt verzonden, verbindt u, ongeacht wie de actie daadwerkelijk heeft uitgevoerd.