En su primer día en una asociación ADMR, se le entrega un identificador y una contraseña para acceder a Philia. Detrás de este nombre se encuentra el portal digital que centraliza horarios, fichas de beneficiarios e intercambios entre los intervenientes. Para muchos de los nuevos reclutados, la toma de contacto genera un estrés innecesario, mientras que algunos puntos de referencia son suficientes para navegar en la herramienta desde la primera semana.
Derechos de acceso Philia ADMR: lo que condiciona su día a día
Antes incluso de explorar los menús, comprenda un punto fundamental: cada perfil tiene derechos de acceso restringidos. Un interveniente a domicilio no ve las mismas pantallas que un responsable de sector. Solo tiene acceso a los expedientes de los beneficiarios de su perímetro geográfico.
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Esta restricción no es un error. Responde a una lógica de confidencialidad: limitar la visibilidad a los únicos expedientes que le conciernen protege los datos personales de las personas acompañadas. Si cambia de sector, su responsable ajusta sus derechos en Philia. En cambio, el día de su salida, su acceso se corta inmediatamente.
Concretamente, si no ve a un beneficiario en su lista, verifique primero que este expediente pertenece efectivamente a su sector. Una llamada rápida a la asociación aclara la situación sin necesidad de manipular nada en la herramienta.
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Este tutorial para el software Philia ADMR detalla los pasos para la primera conexión y los errores frecuentes sobre los identificadores, un complemento útil si se bloquea desde la pantalla de inicio.
Mensajería Philia y fin de los SMS: por qué este cambio
¿Solía enviar un SMS a su colega para informar de un retraso o transmitir una instrucción sobre un beneficiario? Esta práctica ahora debe evitarse para cualquier información sensible. Los intercambios sobre los beneficiarios deben realizarse obligatoriamente a través de la mensajería interna de Philia.
La razón es reglamentaria. Los SMS y los mensajes de WhatsApp no garantizan ni la trazabilidad ni la protección de los datos personales según el RGPD. Un mensaje enviado a través de Philia, en cambio, está fechado, archivado y es consultable en caso de disputa o control.
Lo que aún puede hacer por SMS
Las conversaciones que no conciernen a los beneficiarios siguen siendo libres. Avisar de un retraso sin mencionar un nombre, organizar un coche compartido entre colegas o pedir información administrativa general no presenta ningún problema. La regla se resume en una frase: en cuanto aparezca un nombre de beneficiario, utilice Philia.
La mensajería Philia también funciona como un cuaderno de bitácora compartido. Cuando informa sobre un cambio en el estado de salud o una ausencia del beneficiario, la información es visible por el responsable de sector sin demora. Ya no es necesario llamar al día siguiente para verificar que el mensaje ha sido transmitido.
Marcaje fechado y trazabilidad de horas en Philia
El planning de Philia no solo sirve para saber a dónde ir. También registra sus horas de intervención y, en muchas federaciones, los tiempos de viaje entre dos domicilios así como los gastos kilométricos.
Cada intervención genera un marcaje fechado, consultable tanto por usted como por su asociación. Esta doble visibilidad protege a ambas partes. En caso de desacuerdo sobre las horas declaradas, el registro de Philia es la referencia.
Verificar sus horas cada semana
Adquiera el hábito de consultar su resumen semanal en Philia. Un error de marcaje se corrige fácilmente en los días siguientes. Después del cierre de nómina, la corrección se vuelve más pesada y más lenta. Aquí están los puntos a verificar sistemáticamente:
- Los horarios de inicio y fin de cada intervención corresponden a lo que realmente ha realizado
- Los tiempos de viaje entre dos beneficiarios están bien contabilizados, no solo las intervenciones en sí
- Las intervenciones canceladas en el último momento aparecen con el motivo correcto (cancelación del beneficiario, sustitución, etc.)
Si aparece una discrepancia, infórmelo a su responsable a través de la mensajería Philia, no por SMS. De este modo, el informe está trazado y fechado.
Planning ADMR en continuo: adaptarse a las actualizaciones frecuentes
El planning en papel que se mostraba el lunes para toda la semana ya no existe realmente. Philia funciona con un modelo de actualización continua. Un reemplazo de última hora, una hospitalización, un nuevo beneficiario: las modificaciones a veces llegan la misma mañana.
Para los intervenientes acostumbrados a un marco fijo, este funcionamiento requiere un pequeño ajuste. La buena práctica consiste en verificar su planning de Philia la noche anterior y una segunda vez por la mañana antes de salir. Dos consultas al día son suficientes para no ser sorprendido.
Cuando el planning cambia durante el día
Está en intervención y una notificación de Philia indica un cambio en su siguiente franja horaria. Termine primero la intervención en curso. Consulte la modificación una vez que haya salido del domicilio. La plataforma muestra al nuevo beneficiario, la dirección y las instrucciones específicas.
Si la modificación le parece incoherente (dos intervenciones que se superponen, trayecto irrealista), contacte directamente a su responsable de sector. No modifique nunca su planning usted mismo en Philia: solo los perfiles autorizados pueden hacerlo, y una modificación no validada crea incoherencias en cascada en los otros intervenientes.
Buenas prácticas para las primeras semanas en Philia
La herramienta se aprende rápidamente siempre que no intente explorar todo de una vez. Concéntrese primero en tres pantallas:
- El planning semanal, para visualizar sus intervenciones y sus trayectos
- La ficha del beneficiario, que resume las necesidades, los hábitos y las instrucciones de cada persona acompañada
- La mensajería, para todos los intercambios relacionados con los beneficiarios y las modificaciones del planning
Lo demás (seguimiento administrativo, documentos de RRHH, solicitudes de vacaciones) vendrá naturalmente después de algunas semanas. Es mejor dominar estas tres funciones que superficializar todos los menús.
Un último punto a menudo descuidado: su contraseña debe seguir siendo estrictamente personal. No la comparta con un colega, ni siquiera para ayudar. Cada acción en Philia está vinculada a su identificador. Un marcaje o un mensaje enviado desde su cuenta le compromete, independientemente de quién haya realizado realmente la acción.